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めんどくさがり屋さんの考えたこと

命をあずかる職務や
高額なものをあつかう仕事は
なにかあると大変
IMG_1145[1].JPG




1人ではなく
複数で
 対応したり
 確認をしたり
しているはずです

私の所属する行政も
個人情報を多数とりあつかうので
いろいろ対策をとっています

郵便の発送業務も
そのひとつ



発送作業をするデスクは
きれいに片づけてから

完了するまで
原則
電話にも出られません



封筒にあて名を書く
 …①

文書を封筒に入れる
 …②

発送簿に記載する
 …③

確認者に
②と③を渡す
 …④



④で渡された確認者は
文書、あて名、発送簿をチェックして
封をします

部門の統括やらの発送簿の決裁があり、
最後は
庶務課の担当が封筒を投函します

ポストの最終集荷に間に合う必要がありますので
庶務へ渡すタイムリミットが
決められています

せかされるのがイヤな私は
②までで
いったんストップします

③以降は
翌朝にまわします



朝、前日に②までで置いてる封筒があれは
まず発送簿を取りに行きます

始業からずいぶん経っていると
発送簿を保管している場所にない、
つまり
誰かが書いている最中のことがあるので
必ず
朝いちに取りに行きます

改めてもういちど
中の文書とあて名を私自身で確認します

そして
焦らずていねいに③を仕上げ、
ゆっくり④に進みます

この時点で
多分
まだ午前中です

一晩の時間をあけて調べなおすので
別の人が見るのと同じくらい
強いチェック体制になるという
メリットもあります
…まあ、後付けですけれども



めんどうだなという用事は
ルーチンや
ついでの動きに組み込めないか
検討の余地ありです

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